Labrika'da ekibin iş yükü nasıl dağıtılır ve süre nasıl takip edilir?

Labrika'da yönetici, ekip üyelerinin hangi görevleri yürüttüğünü ve sırada ne olduğunu görebilir. Çalışanlar gerçek çalışma sürelerini zamanlayıcılı kişisel listede ayrıca kaydeder. Bu, ajansın acil işleri atamasına, müşterilere harcanan süreyi değerlendirmesine ve saat raporu hazırlamasına yardımcı olur.

“Ekip üyelerinin üzerinde çalıştığı görevler” raporunu açın

Proje yönetiminde “Ekip üyelerinin üzerinde çalıştığı görevler” raporunu açın. Çalışanı bulun veya tüm ekibi inceleyin. Her çalışanın ayrı sütunu, içinde görev kartları ve tarihlerle “Devam ediyor” ve “Beklemede” grupları vardır.

1. Her çalışanın ayrı sütunu bulunur. İçinde tarihleriyle “Devam ediyor” ve “Beklemede” kartları vardır; mevcut iş arka planla vurgulanır. Görevler ve tarihler temsilidir.

Örneğin Ayşe'nin perşembeye kadar katalog şablonu değişiklikleri var, Burak'ın sonraki görevi cuma başlıyor. Burak'ın görevlerini açıp acil açılış sayfası kontrolünü alıp alamayacağını görüşün. Rapor atanmış işleri ve tarihlerini gösterir; tek görevin takvim süresi dolu çalışma saati sayısına eşit değildir.

Küçük ekipte bu görünüm geliştirme ve içerik işlerini dağıtmaya yardımcı olur. Birden fazla müşterili ajansta ise tek uzmana farklı projelerden çakışan işler verildiğini gösterir. Görev dönemi tamamlanma zamanını belirtir; gerçek saatler ayrı kaydedilir.

İşleri mevcut taahhüt tarihlerini dikkate alarak atayın

Projenin ilgili görevini açın, yürütücüyü seçip başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtin. Birkaç katılımcı varsa sorumlu atayın. Örneğin geliştirici bağlantıları düzeltir, SEO uzmanı yayından sonra sonucu kontrol eder.

İş sırasını görmek için sol menü şeridinde “Görevler”, ardından ilgili pano ve “Gantt şeması” açın. Zaman çizelgesi şablon değişikliğinin ne zaman bittiğini, kontrol veya sayfa içeriğinin ne zaman planlanabileceğini gösterir. Ortak Kanban'ı sahip veya yönetici yürütür; yürütücüler kendi görevlerinin durumunu görev listesinde değiştirir.

Ajans için pratik senaryo: yeni müşteri reklam öncesi acil denetim ister. Yönetici önce mevcut yükü kontrol eder, ardından analizi müsait uzmana verir; diğer müşterilere taahhüt edilen tarihleri haber vermeden değiştirmez.

Belirli iş için zamanlayıcıyı başlatın

“Workplan için kişisel görev listesi ve zaman takibi.” aracını açın, “Yeni görev” alanına işi yazıp “Ekle” düğmesine tıklayın. Ekipte “müşteri — aşama — iş” biçiminde anlaşın; örneğin “Kuzey Kahve — kasım — katalog kontrolü”. Ortak ad bölümü daha sonra farklı çalışanların aynı müşteri ve döneme ait satırlarını toplamayı sağlar.

Bu kişisel araç “Profil” → “Şirket kaynakları” → “Görevler” yolundadır. Her çalışan kendi hesabından açar. “Ekip üyelerinin üzerinde çalıştığı görevler” görünümü proje panosundadır; yönetici bunu planlama, kişisel zamanlayıcıyı ise gerçek çalışma süresini kaydetmek için kullanır.

2. Listenin üzerindeki “+” düğmesi toplu eklemeyi açar: her satır bir iştir. Ortak müşteri öneki dışa aktarımdan sonra saatleri birleştirmeyi sağlar.

İşe başlarken “Başlat” düğmesine tıklayın. Başka işe geçerken “Duraklat” düğmesine basın. “Süre” alanında biriken süre saklanır. Aynı işe döndüğünüzde süre takibini sürdürün.

3. ▶ simgesi zamanlayıcıyı başlatır, Ⅱ duraklatır. Durdurulan işte “Süre”, mevcut işte başlangıç saati görünür. Excel kayıtları dışa aktarır.

Görevlere ayırmak zamanın nasıl harcandığını anlamayı sağlar. Örneğin müşteriye ayrılan dört saat analiz, görev hazırlama ve uygulama kontrolünü içerebilir. Bu dağılım sonraki siparişi değerlendirirken yararlıdır; küçük sitenin tekrar kontrolüyle yeni kataloğun tam analizi farklı süreler gerektirir.

Müşteri saatlerini Excel'de birleştirin

Raporlama dönemi sonunda kişisel listede “Excel” düğmesine tıklayın. Müşteri için birkaç çalışan çalıştıysa her biri kendi dışa aktarımını iletir. Yönetici satırları tek tabloda birleştirir, çalışan adını ekler ve ortak müşteri ile aşama adına göre seçer. Örneğin “Kuzey Kahve — kasım” içeren satırlar aynı hizmet ayına aittir.

Örneğin Ayşe düzeltmelere 2 saat, Burak kontrole 1 saat 30 dakika, editör metinlere 2 saat harcamıştır. Birleşik tabloda bu aşama için 5 saat 30 dakika oluşur. Bu, dışa aktarımları birleştirme örneğidir; tüm çalışanların otomatik ortak puantajı değildir.

Tamamlanan işlerin geçmişini koruyun

Bittiğinde işi tamamlandı olarak işaretleyin. Mevcut listede kalabalık yapıyorsa “Bitenleri gizle” kullanın. Kayıt silmeden önce dışa aktarımları saklayın; silinen işler Excel'e artık girmez.

Birleşik tablonun satırlarına iş sonucunu ekleyin: katalog kontrolüne tarihli rapor, düzeltmelere pano görevi ve yayımlanmış URL. Müşteri saatleri tamamlanan görevlerle karşılaştırabilir; ajans benzer aşamanın gerçek süresini sonraki siparişin değerlendirmesinde kullanabilir.